1、拍摄前收集整理参加年会人的信息资料：领取拍摄前的活动名称或熟悉活动流程、确定地点、时间以及其他注意事项；当然你的必备中还应该有执行人员的分配以及时间节点的准备；
2、同样在搭建直播间时，你也要按照具体操作、人员执行和时间分配3个要素来提前准备。这里需要提醒你的是，搭建直播间至少需要在12小时前准备，因为直播活动的名称字数、年会活动简称、引导封面图的尺寸等都需要你有精确的准备；
3、直播测试，它的具体操作是：a. 打开摄像机检查声音；b. 连接正常工作的摄像机后，预览画面；c. 进入手机直播后台测试信号连接与直播间能够正常直播画面与声音同步；
4、设备测试：在你直播出发前半小时，你要提前检查直播设备如（摄像机电池电量充足、推流设备是否正常、电量是否充足、相关数据线信号能否联通、如需要移动拍摄，看情况需增加稳定设备），这样不至于让自己当场手忙脚乱；
5、布场环节，布场也就是直播前的现场测试，这是必不可少的环节。当你一切准备就绪时，却突然发现直播的环境影响直播的质量时，你前期的准备都将是功亏一篑。在这里你需要注意的几点是：现场的网络环境；根据现场光线要求布置灯光设备等其他录音、播放相关设备；现场架设机器，检查白平衡、录音设备等，为保证直播画面稳定后的后续剪辑、包装、视频打下基础。
6、协调，协调环节也就是保障直播顺利与否的后勤责任。具体操作：现场环境准备（拍摄直播之前与现场人员沟通协调禁止摄像机前面走人或者移动其他物体，或者设置禁行区标志牌与导流线，拍摄开始全程禁止在摄像机旁边说话。拍摄之后拍摄完成后注意信息的留存与备份。）一场大型的年会直播需要很多细节。